美国秘书要为会议会谈做哪些准备工作?
负责筹办会务的秘书要与召开会议领导即会议主席密切配合，着重确定会议地点和发言人，编排和准备会议材料，特殊的业务安排以及宣传事宜。秘书要制定一份完整的会议程序表，需要将资料收集汇总。及时将定稿送去印刷，包括会议程序表、目录册、报告、手册、写姓名用的标签等物品。应该提早准备好宴会和特殊活动票券。秘书最好采取卡片形式处理预算登记资料，将会议表的姓名、单位、地址、其他资料都记录在卡片上，以后卡片可按地区、按分组或其他系统分类归档。在会议前一周，秘书就要把参加会议人员的房间安排情况送给会议管理者。会议代表的标志应提前准备，所有与会议有关的材料都应集中放到会议袋中。秘书要与有关管理人员联系，准备好会议常用的设备，如黑板、电视放映机、屏幕、幻灯机、环状持钩板、讲台或讲稿架、同声传译耳机及控制箱、话筒、录音机、电视机、录像机等。防卫警察和其他安全人员应对即将召开的会议做好警戒保卫工作。秘书应让他们知道会议日程、地点、会议时间、重要人物。为了记录进程和会议开支，秘书需准备记录费用的账册或表格。这些账册或表格包括记录以下项目的分类账；有正当理由的旅程、交通工具、个人里程数、出租车费用或支付其他当地交通的费用，住房、吃饭、电话的费用，还应有空白栏目记录预支现金中的花费金额总数。
