请阅读下列案例,回答相关问题。
一次准备期漫长的国际采购应标
案例引导:
我国A公司准备参加非洲某国金额迭几千万美元的国际招标采购,竞争对手来自德国、英国、南非等国的十几家大公司。A公司最后能够成功吗?
(一)背景
非洲X国政府部门决定就其大批成套设备进行国际招标采购,金额这几千万美元,投
标方有德国、英国、南非、我国的十几家大公司。这些公司各有优势,如德国以技术过硬、产品质量高著称;X国曾是英国的殖民地,历史渊源很深;南非与X国当地人关系较好。在这种背景下,我国A公司准备参与竞争。
(二)谈判过程
(1)调研。在正式谈判前,A公司首先分析了X国的历史背景、社会环境和谈判对手的
特点。非洲国家历史上多为英属或法属殖民地,法律制度较为完善,尤其是原英属殖民地
国家,法律条款细致而成熟,政府工作程序延续英国管理条例,部门分工很细,并相互牵制
且配置一系列监察部门。同时,非洲国家又有自己的特点,即有势力的部族与上层社会、政
府部门有着千丝万缕的联系,影响着政府部门的决策。如果这些部族能为我方的工作服务,则可为达成谈判提供有利条件。
(2)组团。在分析谈判对手后,A公司决定一方面组织国内人员按正常程序准备投标
文件,另一方面派团到当地进行谈判,成员为公司总经理1人、主谈l人、翻译l人、当地联络代表1人。
(3)拜会。A公司决定首先面见项目决策者,其主要目的,一是建立正面的联系,二是
探询对方意图并尽可能多地掌握各方面情况。到达X国后,A公司就通过正常渠道拜会了
项目决策者。见面后,为创造良好的谈判气氛,A公司总经理回顾了我国与X国的传统友
谊,追忆了我国政治上支持其独立及经济上对其长期援助的历史,表明我方的态度:“我们
是一家人,要共同向前迈进。”对方的态度很友好,但语气很含糊,只说会按程序办事,应允会把A公司作为有资格中标的公司之一来考虑。
(4)选择代理人。显然仅靠正面接触是不够的,还需要时间从侧面做一些工作。A公
司总经理在回国前,决定留下其他谈判组成员,在当地选择代理人。主谈人及当地联络人
了解到某部族酋长在当地很有势力,与政府部门关系密切,于是就花了一段时间与之接触
并建立了良好私人关系,同时委托他作为该项目的代理人,并授权其确定最终报价及佣金
分配,从而给了他很大的活动空间。通过代理人,A公司的主谈人以非正式会面的形式,与
X国负责该项目采购的工作人员进行了接触,就产品的性能、特点等技术问题交换了意见,
增进了相互了解。
同时,先行回国的A公司总经理,就X国的某重大节日发了传真进行祝贺,并向对方传
递我国经济形势的信息,如人民币升值压力有可能导致价格变动,从而造成价格优势减弱
的可能性,以敦促对方尽快推进此事进程等。
这期间有的竞争者或采取超低报价,或以现金形式拉拢政府部门某些人为其做工作,
这些虽给A公司的工作进程造成了一定的影响,甚至阶段性阻滞,但在严密的监察下,行贿
者的行为很快就暴露了:收受贿赂的官员被当地监察部门调查,调离了工作岗位;个别官员
不停地索要礼物,使行贿公司不堪重负而退出竞争……这些对A公司都很有利。
(5)结果。A公司在时机成熟时,通过代理人穿针引线,顺利地获得了对方政府的正式
邀请,并就合同细节问题展开谈判。此时,A公司总经理再次出访与对方直接面谈,最终获
得了此项目。
(1)请画出SWOT矩阵图,并运用SWOT矩阵帮助A公司分析自身的优势和面临的威胁。
(2)
I本案例中,A公司的谈判队伍属于哪种形式?这种形式有哪些优点?
IIA公司总经理在谈判中扮演什么角色?本案例中,他的主要工作有哪些?
III当地代理人在A公司的该次谈判中起到了什么作用?
IV在本案例中,其他竞标者和x国的有关部门有哪些不良行为?这些行为给A公司的谈判工作带来了什么影响?
(3)根据本案例,分析A公司此次国际采购应标成功的原因。
(1)①
②优势:A公司的实力:我国与该非洲国家的传统友谊;选择当地代理人。
③威胁:竞争对手德国公司产品技术过硬、质量高:英国与x国有深厚的历史渊源;南非与x国当地人关系较好。
(2)
I:
属于小组谈判。
本案例中派出了总经理1人、主谈1人、翻译1人、当地联络代表1人,各自承担不同责任。
其优点是:
①集思广益,分工合作,更好地采取对策。
②多人参加,有利于掌握谈判的主动权。
③弱化对方进攻。减轻已方压力,有利于工作衔接。
II:
角色:谈判领导人,决定谈判过程中的重要事项。
在本案例中的主要工作:
①拜会X国的项目决策者,建立正面联系,为谈判创造良好气氛。
②在x国重大节日时发传真祝贺,向对方传递我国经济形势信息,敦促对方尽快推进谈判进程。
③选择运用当地代理人,协调与主要部门的关系。
④再次出访与对方直接展开谈判,最终获得了此项目。
III:
①利用其熟悉当地情况的优势,为整个谈判过程服务。
②被授权确定最终报价及佣金分配。
③促成主谈人与x国招标人员的非正式会面。
④穿针引线促成了正式谈判。
(4)不良行为:
①有的竞争者采取低报价恶性竞争。
②有的竞争者以现金形式拉拢政府部门某些人为其做工作。
③x国个别官员索要礼物,使一些应标公司不堪重负。
影响:
①上述不良行为给A公司的谈判工作造成了一定的影响,甚至陷入阶段性阻滞。
②由于x国具有完备的法律和监管体系,收受贿赂的人员被当地监察部门调查,调离了工作岗位,竞争对手的行贿失败,客观上为A公司的成功竞标创造了条件。
(3)①详细的调查研究。如X国的历史背景、社会环境和谈判对手的特点。
②重视并遵守当地法规和习俗。如法律制度较为完善,法律条款细致而成熟;部门分工很细,并相互牵制且配置一系列监察部门;有势力的部族与上层社会、政府部门有着千丝万缕的联系。
③善于选择合适的代理人。按照总经理的安排,谈判经成员及当地联络人了解到某部族酋长在当地很有影响,便与之建立了良好的关系,并委托其作为该项目的代理人。
④谈判组成员充分扮演好自己的角色。公司总经理人、主谈人、翻译、当地联络人,各负其责,各司其职。
⑤适当的公共关系。拜会了项目决策者;选择代理人;与有关部门的非正式面谈;在X国重大节日时发传真祝贺等。